Büroorganisation
Tipps gegen das Chaos
Aktienberge und Kabelsalat: In unordentlichen Büros vergeht die Lust auf Arbeit. Sie sind zudem gefährlich und teuer.
Täglich vertun Angestellte im Büro 1,5 Stunden mit Suchen. Bei einem Stundensatz von 60 Euro entstehen so 18 000 Euro unnütze Kosten im Jahr. Wie Sie mit einheitlichen Ablagesystemen und konsequentem Ausmisten im Büro die Suchzeiten reduzieren und interne Abläufe beschleunigen.Bilanzen, Briefe, Verträge – für wichtige Dokumente hat der Gesetzgeber festgelegt, wie lange sie aufzuheben sind. Neuerdings verlangt das Finanzamt sogar Zugang zu digitalen Belegen. Umso wichtiger ist auch die effektive Organisation auch im Computer.
„Fordert der Fiskus Belege, die nicht beigebracht werden, schätzt er die Steuerlast“, warnt Alexander Neeser, Rechtsexperte beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK). Geschäftsberichte, Inventare, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Fahrtenbücher, Arbeitsnachweise und alle anderen Unterlagen, die zur Besteuerung nötig sind, dagegen nur sechs Jahre.
IRRTUM:
DIE GÄNGIGE CHAOSTHEORIE IM BÜRO
Am Computermonitor Klebezettel, auf dem Tisch Aufzeichnungen, dazwischen die benutzte Tasse, drumherum stapelweise Papier und Bücher und Zeitschriften: So sieht der Arbeitsplatz eines Kreativen aus. „Irrtum“, meint Edith Stork, Beraterin für Büroorganisation: „Kreativität stellt sich doch nicht in Stapeln dar.“ Die Expertin schafft Ordnung. Rigoros mistet sie in Konzernen, Betrieben oder bei Privatleuten aus und legt mit ihren Kunden Ordner nach System an.Für Verträge lautet die Formel für die Aufbewahrungsfrist: „Bis die darin vereinbarten Ansprüche verjähren“, erklärt DIHK-Jurist Alexander Groß. Schadenersatz muss auch noch nach drei bis maximal 30 Jahren geleistet werden. So lange sind auch die entsprechenden Dokumente aufzuheben. Gewährleistungsfristen gelten meistens zwei Jahre, danach können Kaufverträge getrost entsorgt werden.
Außerdem arbeitet jeder zunehmend in Projekten. Dabei geht der Überblick verloren, sortiert jeder Unterlagen nach eigenen Regeln. „Arbeiten mehrere zusammen, muss eine einheitliche Ablagestruktur her“, weiß die Berliner Büroorganisatorin Sylvia Flaskamp.
Teure Suchzeiten: Chaos kostet Suchzeiten sind teuer. Schätzungen zufolge vergeuden Büroangestellte im Schnitt pro Jahr 300 Stunden Arbeitszeit. „In einer Abteilung gibt es oft ähnliche Ordner, Fachbücher und -zeitschriften werden unwissentlich mehrmals angeschafft“, ergänzt Stork. Eine Folge solcher Wiederholungen durch fehlenden Durchblick: 83 Prozent der Angestellten von Dax-Konzernen vermuten, dass bei ihnen auch Aufträge mehrmals bearbeitet werden.
BEISPIEL
Im Fuldaer Ingenieurbüro Helmenstein, das für die Autoindustrie entwickelt, hatte schnelles Wachstum Unordnung verursacht. Unterlagen fanden sich oft nur nach langem Suchen. Fehlten Kollegen, wussten andere nicht, wo Spezifizierungen standen. In einer mehrtägigen Aufräumaktion einigte sich das achtköpfige Team unter Anleitung von Beraterin Stork auf ein ISO-zertifiziertes Ablagesystem, auf Schlagworte für Projekte und Verwaltung. „Suchvorgänge wurden verkürzt und vereinfacht“, meint Winfried Helmenstein. „Ordnung macht teamfähig. Wird einer krank, wissen wir jetzt, wo wir nachschauen.“„Weil Transparenz fehlte, gab es bei uns Dopplungen“, bestätigt Sabine Barth, Geschäftsführerin von HDP.
Die Software-Schmiede in Alzey räumte vor einem Umzug in neue Büros auf. 20 Prozent der Unterlagen und Ordner landeten im Reißwolf – danach standen weniger Möbel als geplant auf der Kaufliste. Nebenbei wuchsen Effizienz und Produktivität: „Projekte sind nicht immer vollständig neu. Einheitlich archiviert, können wir heute Teile schneller für neue Aufträge verwerten“, erklärt Barth. „Ordnung beruhigt – ich habe nicht immer das Gefühl, etwas vergessen oder missachtet zu haben.“
Quelle: http://www.focus.de/finanzen/news/bueroorganisation/organisation_aid_8868.html